So ganz klar ist mir nicht geworden, was Du genau machen willst. Wenn es um das konkrete Funktionieren eines Produktes geht, dann ist der "use case"; der Anwendungsfall, das richtige Schlagwort. Wie das bei einem IT-System funktionieren kann, wird bei
http://www.karlscharbert.de/ba/baInhalt.html
bei der Überschrift "Prozesse" beschrieben. Im Prinzip kann man dieses Schema auf alle anderen Dinge oder Geräte übertragen, die nach dem Prinzip was rein tun / Knopfdrücken - irgendwas kommt raus / irgendwas passiert funktionieren.
Wenn es nur eine grobe Darstellung sein soll, was sich hinter einer Idee versteckt, dann schlage ich folgendes Vorgehen vor:
1. Stoffsammlung. Schreibe einfachalles zusammen, was Dir wichtig erscheint und was Du rüber bringen willst.
2. Strukturieren: Ordne die Sammlung.
3. Schreibe eine "Management Summary", einen Text von einer oder zwei Seiten, der zusammenfassend abbildet, was Du sagen willst.
4. Präsentation bauen.
5. Kollgen oder Freunde drauf schauen lassen uns deren Reaktion prüfen. Wenn die kapieren, was Du rüber bringen willst, kapieren es auch andere.
Wenn es um einen Ablauf geht, z.B. im Sinne eines betrieblichen Ablaufes, dann schaue Dir mal Ablaufpläne an, z.B. bei
http://de.wikipedia.org/wiki/Programmablaufplan
Vergiss dann mal die Anweisungen für Programmcode, sondern denke in Begrifflichkeiten wie "wenn... dann..." (jemand entscheidet, bzw. die Situation gibt eine Entscheidung vor) und "Aktivität" (jemand tut etwas, z.B. Formular wird unterschrieben und weg gefaxt)